Viimasel ajal kuulen koosolekutel ja loengutes pidevalt, et inimestel ei jagu aega piisavalt, et kõigega toime tulla. Mind on pannud see mõtlema, et kas tegemist on väga suure koormusega või on asi milleski muus. Kui me ei oska planeerida oma aega, siis ongi tulemuseks see, et asjad kuhjuvad ja ärevus lööb üle pea kokku. Aja planeerimise olulisus ilmnebki üldjuhul alles siis kui tekib tunne, et aega pole piisavalt ning ebaefektiivne ajakasutus hakkab elukvaliteeti mõjutama, mis tekitab pidevat stressi- ja pingeseisundit. Kõige lihtsam on võtta hoiak - mul ei ole aega ja punkt. Kas see aga kuidagi edasi ka aitab? Ei.
Olen viimased pool aastat koolitanud tegevõpetajaid, kus koolituse üheks kandvaks teemaks oli enesejuhtimine, mille üheks suureks alajaotuseks on ajaplaneerimisoskus. Õpetasin koolitusel osalejatele erinevaid enesejuhtimisega seonduvaid võtteid (aja planeerimine, enda alu organiseerimise, eesmärkide seadmine jms). Aja planeerimisele pühendasime kohe eriti suure osa, sest see on niivõrd eluks vajalik oskus, mis iseenesest nö vanusega juurde ei tule, see on oskus, mida tuleb õppida.
Ajajuhtimise temaatika alguses oli nii mõnigi koolitusel osaleja kahtleval seisukohal kuivõrd oluline on ikka seda nädalaplaani teha ja kõik täpselt kirja panna või miks on vaja päevaplaan detailselt läbi mõelda ja kirja panna. Võimalik, et see kõik tundus esialgu liiga elementaarne. Koolitussarja lõpus (4 kuud hiljem) saime aga vapustavat tagasisidet selle kohta, kuidas need võtted on osalejaid reaalselt aidanud oma elu kvaliteetsemaks muuta ja seda mitte ainult tööalaselt. Korraga oli neil tunne nagu oleks ööpäevas aega juurde antud ning lisaks kroonis seda kõike veel pidev eduelamus, sest asjad saavad tehtud. Inimestel oli tunne, et nad omavad kontrolli oma elu üle. Tegelikkuses keegi muidugi kuskilt aega juurde ei andnud vaid osalejad said ise selgeks nipid, kuidas oma aega paremini planeerida ja juhtida.
Kui saan aru, et mul esineb aja planeerimisega probleeme, siis millest ma alustan? Nii nagu iga probleemi puhul, siis ka siin tuleb esmalt tunnistada endale, et probleem on olemas ja seejärel see ära kaardistada. Saame liikuda edusammude poole alles siis, kui on olemas selge teadmine hetkeolukorrast. Üheks kaardistamise võimaluseks on märkida nt nädala vältel kogu ärkveloleku aja tegevused tunni ja minuti täpsusega. Ehk siis kirjutatakse üles kõik tegevused, mida päeva (ja nädala) vältel tehakse ning iga päeva lõpus arvutatakse summaarselt kokku, kui palju erinevatele valdkondadele (söömine, transport, palgatöö, loengud - tudengitele, kvaliteetaeg endaga nt hobid, kvaliteetaeg perega, sport/liikumine, kodused toimetused, kokkamine, muud harjumused nt telefonis olemine jne) aega kulub. Nii saab nädala lõpus adekvaatse ülevaate selle kohta, kui palju tegelikult erinevatele tegevustele igapäevaselt aega kulub ja kas on mingid valdkonnad, mis ekstra tähelepanu vajaksid. Näiteks on sellise kaardistamisega avastatud, kui palju aega kulub nädala sees poes käimistele ja õhtusöökide tegemisele ning on leitud lahendus teha poetiir vaid 1-2x korda nädalas, mida toetab nädalamenüü, kus retseptide koguseid on mitmekordistatud, et enda elu kergemaks teha ja aega säästa. Mõned on avastanud kui palju aega neil kulub igapäevaselt transpordile ja see on neid pannud mõtlema, kas ehk otsida töökohta kodule lähemale. Kõige levinum avastus, mida kaardistamisel tehakse on see, et enese eest hoolitsemise valdkond (nt sport, kvaliteetaeg enda ja perega) on tugevas defitsiidis kõige muu kõrval.
Üks võimalik meetod kaardistatud nädala analüüsimiseks on vaadata, kas seal on kajastatud "Terve meele taldriku" põhimõtted:
Keskendumise aeg - eesmärgipärane keskendumine kas tööl või ka mõni oluline ülesanne vabal ajal.
Mängu aeg - spontaanne aeg; loov aeg, et nautida mängulist tegevust.
Koosolemise aeg - kvaliteetaeg pere ja sõpradega; siia liigitub ka kvaliteetaeg looduses.
Liikumise aeg - oluline selleks, et hoida nii keha kui ka vaim terve ja tasakaalus. Liikumine võiks olla piisava koormusega ja mitmekülgne.
Enesesse vaatamise aeg - enda igapäevased mõtisklused, eneseanalüüs ja enda jaoks kvaliteetsed tegevused nt hobiga tegelemine.
Lõõgastuse aeg - lihtsalt olemise aeg ilma kindla eesmärgita - aitab ajul lõõgastuda.
Uneaeg - äärmiselt oluline, et seda oleks piisavalt.
Alles peale kaardistamist ja analüüsimist saab liikuda edasi plaani juurde. Üsna sageli ongi nii, et otsitakse mingisuguseid ultramoodsaid ja keerukaid lahendusi, kuid kõige lihtsamad ja elementaarsemad rutiinid on need, mis toovad täieliku edu. Näiteks oskus ja järjepidevus planeerida ja korraldada oma järgmine nädal sel nädalal selleks, et kõik vajalik saaks tehtud ja ei oleks tunnet, et upud kohustuste kuhja alla. Oskus (või pigem kättevõtmise asi?) mõelda läbi täna oma homne päev ja panna nt õhtul kõik vajalik valmis selleks, et hommik oleks lihtsam (nt tööriided ja homne lõunasöök kontorisse võtmiseks). On täiesti hämmastav, kui palju võib selline läbimõtlemine ja planeerimine elukvaliteeti tõsta. Ühel hetkel saab sellest rutiin ilma milleta ei tahagi enam toimetada. Kui aga iga nädal ja päev on üks suur äraarvamismäng ja mõistatus, siis ei ole ime, et aega napib, ülesanded on tegemata ja stress matab hinge. Kui puudub struktuur, siis ei saagi tulemuseks olla muu kui kaos.
Eraldi rõhutan ka segajate märkamist. Olles nädala kindla plaani järgi elanud, siis saab üsna kiiresti selgeks, mis on need asjad/segajad, mis takistavad mul teatud ülesandeid edukalt täitmast. Kui segajaga on silmitsi seistud, alles siis saab tegeleda selle likvideerimisega. Näiteks on üheks levinumaks segajaks ärevustunne, mille maandamiseks vaadatakse pidevalt oma e-kirju. Olukord võib lõpuks muutuda nii ärevaks, et see hakkab segama keskendumisvõimet, sest pidevalt on vaja postkasti kontrollida ja koheselt sisenevatele kirjadele vastata. Probleemi lahendamiseks võib endale seada nt erinevaid eesmärke, kus kontrollitakse kirju igal pool-ja täistunnil vms.
Ajaplaneerimise juures on äärmiselt oluline seada prioriteete. Iga päeva prioriteedid võivad olla erinevad, aga oluline on, et need on seatud. Nii ei saa välised faktorid liigselt segada tehtud plaane. Kui nt prioriteet on enda keha ja vaimu eest sellel aastal rohkem hoolitseda, siis peab tegema selleks konkreetseid samme. Nii tulebki kirjutada enda nädalaplaani sisse, millal minnakse jalutama ja millal on täpselt trenniaeg. Ise kasutan prioriteetide seadmiseks to do liste ehk tegevusnimekirju, kuhu kirjutan enda iga päeva ülesanded. Nii, kui ülesanne saab tehtud, siis teen linnukese selle ette - mis muideks tekitab jube hea tunde. Igale tegevusele tuleks planeerida reaalne ajaaken, et see saaks päriselt ka tehtud. Toon näite elust enesest ehk minu to do list mis oli seatud eilseks päevaks:
7.00-8.00 Koosolek 1
8.00-9.00 Hommikusöök ja kirjadele vastamine
9.00-10.00 Koosolek 2
Vähemalt 1x 20 min jalutuskäik keset tööpäeva - ENNE LÕUNAT!
Valmistu kolmapäevaseks komisjonitööks (4 töö retsensioon teha)
Helista arstile
Voodipesude pesemine
17.00 Trenn
Koosolekud ja loengud lähevad koos kellaaegadega (sageli pean ette mõtlema ka, mis kell söön hommikust seoses koosolekutega). Muud ülesanded lisanduvad üldiselt ilma kellaajata. Lisaks nimekirjadele on muidugi ka põhitöö, millega on vaja tegeleda, aga ülesanded, mis kindlasti on vaja sellel päeval ära teha + tähtajad leiavad tee sinna nimekirja. Konkreetse päeva nimekiri kujuneb jooksvalt sellele eelneval nädalal ja viimane detailne nimekiri vastavalt siis sellele eelneval päeval. Kui hommikul istun oma laua taha, siis on mul väga täpselt teada, mida see konkreetne päev toob. Selliste nimekirjade tegemine aitab omada head ülevaadet sellest, mis on tehtud ja mis vajab veel tegemist. Kuna elan oma kalendri järgi, siis saan sinna väga pikalt plaane kirjutada. Nt osta teatripiletid mitu kuud ette või kui tulen hambaarstilt, siis panen juba järgmise kontrolli aja kirja (või kirjutan peale kontrolli paar kuud ette endale meeletuletuse hambaarstile uus aeg panna, sest ootejärjekorrad on pikad). Selliseid asju ei saaks teha, kui ei oleks plaani.
Nagu võib näha, siis tegemist ei ole mingisuguse tuumafüüsikaga. Kõige keerulisem on kogu asja juures plaani järgida (see on keerukas ainult siis, kui pole veel päriselt sellega harjunud). Plaan üksi on täiesti kasutu, see toimib ainult sellisel juhul kui sellest kinni peetakse.
---
Mul läheb sees lausa põlema suurest elevusest, et saan koolitada inimesi teemadel, mis mul silmad särama panevad ja mis on 100% MINU teemad :)
No täpselt, aega peab planeerima! Mul hetkel kellaajaline lahendus küll üldse ei toimi, ent igasugused listid ja nimekirjad on ka 100% minu teema. Mida üles ei kirjuta, läheb meelest ja jääb lihtsalt tegemata!
VastaKustutaHästi palju aitab tõesti samas ka see, kui teada, et on piiratud aeg. Nt saadan mehe-lapse välja jalutama, karm käsk antud, et enne tundi aega koju ei tohi nägu näidata, ning töö-tegutsemine lausa lendab käes! Äkki sellepärast mulle meeldib rongiga ka sõita ja saan nii palju asju tehtud....
Sul on ilmselgelt eriolukord ka, kus võtad selle vaba minuti, mis antakse :D Ma olen selle piiratud aja mõttega hästi nõus. Oleme endale Kaspariga piiratud aja pannud ise koristamisele nt 1h on aega ja koristame nii palju kodust ära, kui vähegi suudame - korralikult tõmbab tempo üles!
KustutaVäga tore, et sa selline planeerija tüüpi oled, tuleb kasuks :) Mina ise kohe üldse mitte ei ole st juba plaani koostamine on keeruline ning plaanist kinnipidamine ei õnnestu kohe kuidagi. Igasugu sellised plaanid on tihtipeale hoopis stressiallikaks st ma tean juba neid koostades, et asi on läbikukkumisele määratud. Asi ei ole selles kuivõrd realistlike või ebarealistlike plaane teen, lihtsalt ei suuda neid jälgida kas endast või teistest tulenevalt. Ajaga tean küll, kuhu see kaob aga sõltuvustega võitlemine on keeruline, praegugi kirjutan siin tegelikult uneajast.
VastaKustutaEks see ongi paras väljakutse ja on ilmselge, et inimesed on erinevad. Kui on ikka suur soov proovida ja katsetada, siis minu soovitus on alati alustada väga väikesest sammust - samm peab olema nii väike, et see ei tekita ebamugavust ega erilist tavarütmi häiret. Nt kirjutan üles ainult ühe asja oma nädalaplaani, mille ma endale sobival päeval ära teen (nt ühel päeval nädalas lähen voodisse kell XY, kui eesmärk on rohkem uneaega saada). Järgmisele nädalale kirjutan kaks meeldivat ja küllaltki väikest ülesannet enda jaoks, mis ma ellu viin nt 2x15 min jalutuskäik (kui nt eesmärk on harjutada ennast rohkem liikuma, aga hetkel ei tee seda üldse). Kui on lausa vastumeelsus plaanide ees, siis imepisikesed sammud on üldiselt paremad kui meeletult suur muutus, mis esmajoones paanikat tekitab. Sellised sammud võivad tunduda ebareaalselt väikesed, aga nendel on suurem mõju kui võiks arvata, sest esialgu pole vaja muud kui uut harjumust külge harjutada ja mitte ennast ära hirmutada :)
KustutaMa teengi vahepeal selliseid miniplaane, aga lihtsam on juurutada neid tegevusi, mis põhimõtteliselt meeldivad - trenni minekuks aja leidmine ei ole minu jaoks probleem. Aga keerulisem nendega, mis nii ei meeldi - nt ma tean, et keha vajaks lisaks cardio/jõu trennile ka venitamist, praegu proovingi pressida sisse liikuvust parandavaid trenne + kodus venitamist.
KustutaMilles üldse avaldub ajapuuduse probleem või millised on sümptomid? Ise pole viimastel aastatel märganud, sest kui aega iga päev töö kõrvalt trenni teha, koertega jalutada, arvutil mängida ja netis surfata ning korralikult välja magada kuni und on ei tunne probleemi. Vahel jah mõtlen õhtul netis surfates, et võiks rohkem aega olla seda teist põnevat vahtides, aga kuhu mul kiiret, jõuab homme ka ja kui ei jõuagi ega maailm sellepärast kokku kuku.
VastaKustutaÄkki tegu tüüpilise "tänapäeva" probleemiga, kus võrreldes oma eluga pannakse palgatööle liiga suur rõhuasetus?
Aja tähtsus ilmneb üldjuhul alles siis, kui olukord muutub pingeliseks ja tekib tunne, et aega pole piisavalt mingi ülesande/ kohustuse sooritamiseks. Ebaefetiivset ajakasutust tuntakse tavaliselt ära kui see hakkab elukvaliteeti mõjutama (pidev pinge ja stress sellest tundest, et “aega pole piisavalt”). Tööülesanded kuhjuvad, kodused ülesanded kuhjuvad jms.
KustutaMinu sihtrühmaks on
(1) inimesed, kellel on täiskohaga töö, nad õpivad täiskohaga ülikoolis, neil on kohustused pere ees, mis ütleb juba ette, et nende inimeste taldrik on kuhjaga täis;
(2) ülikooliga alustavad tudengid, kellel on meeletu elumuutus, sest nad on vanemate kodust välja kolinud ning lisaks uuele koolile, uuele süsteemile ja inimestele tuleb sageli kohanega ka täiesti võõra linna, tranpordi ja iseseisva eluga (toidu planeerimine ja valmistamine, poes käimine jms). Seda kõike on noore inimese jaoks väga palju ja läbipõlemine on kiire tulema;
(3) töötavad inimesed, kes on tulnud koolitusele ja kellel justkui "peaks" kõik paigas olemas, aga ometigi esineb ajakasutuses probleeme, sest oma aega ei osata planeerida.
Ehk siis kõik oleneb sellest, kui palju on inimesel kohustusi ning mis staadiumis ta oma elus parasjagu on.
See, et palgatööl olles tundub, et asjad kuhjuvad on väga sageli pelgalt aja planeerimise küsimus. Olen soovitanud oma koolitustel osalejatele ausalt kirja panna, mis kell nad alustavad tööga ja iga kord kui nad võtavad pausi (ükskõik kui väikese), siis nad panevad selle minuti täpsusega kirja (paus on ka see, kui tööajal loetakse lehte, ollakse korraks telefonis või ostetakse kiiresti teatripilet). Ehk siis ülesande mõte on selles, et endale ausalt näidata kui palju 8h tööpäevast tegelikult tööasjadele kulutatakse ja kui palju tehakse midagi muud (pausid on loomulikult vajalikud, aga iseasi kui palju neid tehakse). Kui osalejad on hakanud teadlikult tööajal ainult tööasjadega tegelema, siis õige pea on kuhjunud ülesanded likvideeritud.
Ma esimesel koroona-kodukontori perioodil täitsa panin kirja kõik töötatud aja - põhimõtteliselt minuti täpsusega. Nii sai vahepeal stressirohkest tööst pause pidada, samas tundmata end süüdi, et vähem tööd teen või arvamata, et vähendatud koormuse asemel hoopis rohkem töötunde rügaks. Palavatel suvepäevadel päeval väike jalutuskäik / suplus tehtud, ja siis õhtul jahedamal ajal tööd. Tööaja planeerimises keeruline hoopis see, et suur osa tööst on selline, mida ise planeerida ei saa ja samas vajab kiiret reageerimist (et teised saaks tööd teha või teenust saaksid). Hakkad tegema asja X, helistab kolleeg või klient, lahendad tema probleemi, helistab järgmine jne kuniks õhtul avastad pärast avastad, et asi X on ikka tegemata. Vahel õnnestub töid prioritiseerida, aga alati mitte.
KustutaJah, maadlen selle küsimusega isegi üsna sageli, et jooksvalt tuleb palju asju peale. Olen teadlikult planeerinud päevadesse sellist ajavaru, et jooksvad küsimused saaksid tulla ja need ei lükkaks kogu päeva kummuli. Alati see muidugi ei õnnestu, aga üldjuhul toimib kenasti.
KustutaMulle meeldib samuti planeerida. See aitab kaootilisust vähendada ja ma ei muutu rahutuks. Kõige õnnelikum olen siis, kui mul on päevaks tehtud nimekiri vajalikest tegevustest ning õhtuks olen kõik read läbi kriipsutanud. Sellist kodust nimekirja teen miskipärast üsna harva. Tean küll, et see on tõhusam kui peas tööde ritta seadmine, aga ometigi on mul tegelikkuses paberil nimekirja harva lauanurgal. Tööl teeme seda kolleegiga küll pidevalt. Jagame oma tööülesandeid ja päeva lõpus on oluline, et kõik meie kirjapandu oleks läbi kriipsutatud ehk siis tehtud ja võime rahuliku südamega tööpäeva lõpetada. H Saaremaalt
VastaKustutaJõudsin üle tüki aja lugema :) Mulle kohutavalt meeldib, et sa oled nii organiseeritud. Ajaplaneerimine on VÄGA oluline, kui on soov olla produktiivne. Juhtimiskoolitustel räägitakse sellest + konkreetsetest taktikatest kui väga olulisest teemast. Nt on soovitus planeerida tööpäev nii, et 60% on ette planeeritud ja 40% on jooksvalt sissetulevateks asjadeks/"tulekahjudeks". Oleneb muidugi tööst ja päevast, aga suures pildis toimib küll.
VastaKustutaMul on 1,5-1,75 (olenevalt perioodist) koormusega juhtiv töö, lisaks olen ülikoolis õppejõud, annan doktoritööle viimast lihvi, tegelen vabatahtlikutööga ning kodus on veel 3 väikest last ka. Kui ma aega ei planeeriks, siis peaksin väga paljudest tegevustest loobuma ja/või nutaksin igal õhtul patja. To-do listid, KÕIGE üles kirjutamine + meeldetuletused, eesmärkide ja prioriteetide seadmine, delegeerimine, time-blocking, outsource'imine (nt koristaja, aeg-ajalt toidu tellimine), tugivõrgustiku rakendamine päästavad päeva ja aega jääb lõõgastumisekski :)
Aitäh hea sõna eest! Ajaplaneerimist õpetas meile õega juba meie vanaisa, kui olime alles väga väikesed tirtsud. Põhimõtted olid sellel ajal väga selged ja lihtsad (nii, et laps nendest aru saaks), aga eks need põhimõtted ongi need, mis meiega ellu kaasa tulevad. Kahju, et sellistest elulistest oskustest koolis ei räägita sellise põhjalikkusega nagu edastatakse arvutamisoskust või õigekirja. Aga muutus algab ühest inimesest ja kuna mina töötan tudengitega ja tegevõpetajatega, siis ma saan anda endast parima, et jagada seda infot nendega.
KustutaSinu soovitusega tööpäeva jagamises olen täiesti nõus. Mulle tundub, et kui päeva sisse ei planeeri aega jooksvateks küsimusteks, siis on juba eos see plaan hukule määratud. Kuigi Sinu kohustuste nimekirja lugedes tekib küll tunne, et kas Su päevas on rohkem kui 24h :) Jõudu doktoritöö lõpetamisel!